Opérés ou clé en main, les bureaux flexibles sont des espaces tout équipés, privatifs avec tous les services intégrés.
Pas de bail commercial, un contrat de prestation de service qui inclut :
- l’espace
- son aménagement
- le contrôle d’accès
- les assurances
- le mobilier (jusqu’à la plante verte sur le bureau du DG)
- le ménage
- Internet
- les services complémentaires
comme le café et tisanerie, conciergerie, animation, etc. - ainsi que la possibilité d’ajuster les surfaces
à la hausse ou à la baisse
Quand on prend un bureau opéré ou clef en main, de nombreuses questions se bousculent, parmi lesquelles « est-ce que je peux domicilier mon entreprise dans cet espace ? ».
la réponse est : bien-sûr que oui
Dans l’ensemble des cas qui vous seront proposés sur notre plateforme, les opérateurs ont un bail commercial, qui leur permet d’avoir un agrément préfectoral pour domicilier votre entreprise dans les locaux en question.
Si généralement dans les centres d’affaires, de coworking, ou de bureaux flexibles cette option est payante (entre 29 et 59€ HT / mois) dans les bureaux opérés cette option est comprise dans la prestation.
Attention, il faut prendre en compte le temps des demandes administratives. Si vous déménagez dans un bureau opéré qui a été mis en place spécialement pour vous, il faut parfois prévoir entre 1 et 3 mois avant que la domiciliation soit effective.
A noter que si vous changez l’adresse de domiciliation de votre activité, vous devez impérativement faire ce changement sur l’extrait Kbis, qui est le document officiel attestant de l’existence de votre entreprise. Pour cela, rapprochez-vous de votre Chambre des commerces.
Dans un bureau opéré, qui porte le bail ?
Un vrai bureau opéré / clef en main est là pour flexibiliser votre empreinte immobilière, donc dans ce cas c’est l’opérateur qui porte le bail auprès du propriétaire et qui sera en charge de négocier avec le bailleur, de gérer les charges d’immeubles, les taxes et toutes autres charges ou dépenses liées à la surface.
De même pour la caution, et les garanties locatives c’est l’opérateur qui s’engage vis à vis du propriétaire.
Ensuite c’est à l’opérateur d’intégrer l’ensemble de ces impacts et charges dans le contrat de prestation de service que vous signez avec lui. Généralement le contrat comprend l’ensemble des charges (immeubles, fluides, électricité, ménage, chauffage, wifi, etc) et le tout est indexé de façon annuelle sur l’ILAT
L’indice ILAT permet de calculer la variation de loyer entre deux périodes données ou de définir le plafond de loyer dans le cadre d’un bail commercial (ou de son renouvellement), pour les contrats de location relatifs aux activités tertiaires (non commerciales et non artisanales). Il s’agit de la clause d’indexation qui permet d’indexer le montant du loyer à partir de l’indice de référence (ILAT) et le nouvel indice.
Dans certains cas et suite à l’actualité économique, certaines charges peuvent être extraites du périmètre du contrat de prestation comme l’électricité.
Les opérateurs de Bureaux Opérés sont moins de 10 en France…
et pour la plupart sont cantonnés à la région parisienne.
L’activité étant encore très récente, peu d’acteurs du coworking ou du bureau flexible se sont encore aventurés dans ce domaine. Certains sont des pure-players qui dès le début ont eu un positionnement tout compris, flexible et privatif.
Un comparatif a été fait :
Chez Bureau-Opéré.com, nous sélectionnons les meilleurs opérateurs qui répondent aux exigences des entreprises en terme de disponibilité, de services et de prix. La satisfaction client doit être une obsession.
Tout est compris ou presque
Dans l’ensemble des bureaux proposés sur notre plateforme, les surfaces sont entièrement équipées prêtes à l’emploi:
Mobilier personnel
- Bureau
- Chaise de bureau
- Caisson ou rangement partagé
- Lampe de bureau
Mobilier de réunion
- Tables (roulantes, pliantes est un plus)
- Chaises confortables et empilables (si possible)
- Système de projection (TV ou video-projecteur)
Cuisine
- Machine à café
- Lave-Vaisselle
- Vaisselle (mugs, tasses, couverts, etc)
Les plus – indispensables –
- Phoneboxes (en moyenne 1 pour 12 collaborateurs)
- Espace de vie avec canapés et table basse
- Salle à manger avec le mobilier adéquate
- Babyfoot, table de ping-pong, etc
sauf pour la partie IT qui incombe au preneur.
En effet, la surface est prête à l’emploi mais il vous faudra tout de même venir avec vos ordinateurs, vos écrans, etc… après certaines options sont possibles comme pour les imprimantes…
J’ai déjà du mobilier, j’en fais quoi ?
2 possibilités :
- Je négocie avec mon opérateur pour intégrer mon mobilier existant à celui de la surface signée et généralement cela permet d’avoir un loyer minoré (en effet l’opérateur a moins de CAPEX à amortir sur la surface). Par contre -bien évidement- le démontage, le déménagement, le montage et l’entretien sera à vos frais… après tout se négocie…
- Je propose à mon opérateur ou à un autre acteur de coworking ou plateforme de mobilier de seconde main de racheter tout ou partie de mon mobilier existant. Soyez conscients qu’il y a beaucoup de mobilier d’entreprise sur le marché de l’occasion, et que les prix sont souvent en deçà des espérances, car il faut prendre en considération les coûts de démontage et de transport qui sont très importants
A partir de quelle taille c’est rentable et comment savoir quelle surface ?
Généralement les surfaces des bureaux opérés commencent à partir de 300m2, en effet en dessous les opérateurs ne peuvent répondre favorablement pour des raisons évidentes de rentabilité. Sauf cas exceptionnel, où le bureau opéré désiré est à très grande proximité d’un autre site de l’opérateur et dans ce cas il peut optimiser les interventions et le passage de ses managers de site.
Quant à la surface, il est courant de prendre le capacitaire moyen des immeubles de bureau en France, c’est à dire environ 10m2 par collaborateur. Donc si vous souhaitez installer votre PME de 60 salariés dans un bureau opéré il faudra donc prévoir environ 600m2 de bureaux.
