Déménager son entreprise : Guide pour un changement réussi

En tant que directeur d’entreprise, office manager ou secrétaire général, vous êtes confronté à l’organisation d’un déménagement d’entreprise ? Ce changement majeur peut s’avérer stressant si mal préparé. Pourtant, avec une planification rigoureuse et une communication efficace, vous pouvez transformer ce défi en une opportunité pour booster la productivité et la motivation de vos équipes.

Ce guide complet vous accompagne dans toutes les étapes clés d’un déménagement d’entreprise réussi.

1. Planification et préparation : La clé d’un déménagement serein

Un déménagement d’entreprise réussi commence par une planification minutieuse. Consacrez au minimum 3 à 6 mois à la préparation en suivant ces étapes clés :

1.1 Définir les objectifs et le budget

• Pourquoi déménagez-vous ? Plus d’espace, meilleure accessibilité, réduction des coûts ? Définir vos objectifs vous aidera à orienter vos choix.
• Quel est votre budget ? Établir un budget réaliste est crucial pour éviter les surprises désagréables.

1.2 Choisir le nouveau site

• Accessibilité : Le nouveau site doit être facilement accessible à vos collaborateurs et à vos clients.
• Espaces et aménagements : Les locaux doivent répondre à vos besoins en termes de surface, d’agencement et d’équipements.
• Environnement : Le quartier et les infrastructures environnantes doivent être favorables à l’épanouissement de vos équipes.

1.3 Nommer un chef de projet

• Déléguez la responsabilité du déménagement à une personne compétente et rigoureuse.
• Le chef de projet sera votre point de contact central et coordonnera toutes les étapes.

1.4 Établir un calendrier précis

• Définissez un calendrier rétro-planning avec des dates butoirs claires pour chaque étape.
• Communiquez le calendrier à l’ensemble de l’entreprise pour que chacun s’organise.

1.5 Choisir les prestataires

• Comparez plusieurs devis de déménageurs professionnels et d’autres prestataires (nettoyage, informatique, etc.).
• Vérifiez les références et les assurances de chaque prestataire.

1.6 Communiquer et informer

• Communiquez régulièrement sur l’avancée du projet à l’ensemble des collaborateurs.
• Répondez à leurs questions et tenez compte de leurs préoccupations.
• Organisez des réunions d’information et des visites du nouveau site.

Exemple concret :

L’entreprise « Demeco » décide de déménager dans des locaux plus spacieux et mieux situés. Le directeur général nomme 1 office manager, comme chef de projet. Un calendrier précis est établi avec des dates butoirs pour la recherche de nouveaux locaux, la sélection des prestataires, l’emballage des affaires et l’aménagement des nouveaux espaces. Des réunions d’information sont organisées régulièrement pour informer les collaborateurs sur l’avancée du projet et répondre à leurs questions.

2. Gérer le déménagement : Efficacité et organisation

Le jour du déménagement approche, il est temps de passer à l’action !

2.1 Préparer les espaces de travail

• Videz et nettoyez les anciens locaux.
• Aménagez les nouveaux espaces de travail en suivant le plan défini.
• Assurez-vous que tout le matériel informatique et le mobilier sont fonctionnels.

2.2 Organiser le transfert des affaires

• Emballez soigneusement les affaires et identifiez-les clairement.
• Supervisez le chargement et le déchargement des camions de déménagement.
• Vérifiez que tout a été livré au nouveau site et en bon état.

2.3 Gérer les aspects administratifs

• Changez l’adresse de l’entreprise auprès des organismes officiels.
• Mettez à jour votre site web et vos supports de communication.
• Informez vos clients et partenaires du changement d’adresse.